Asiakas- ja potilastietojen käyttö Tyrnävän terveyskeskuksessa

Tietopyynnöistä yleisesti

Asiakas- tai potilastietoja pyydettäessä pyyntöön tulee selkeästi nimetä, mitä tietoja halutaan saada. Pyyntöjä varten on laadittu valmiit lomakkeet riippuen siitä, mitä tarkoitusta varten tietoja halutaan pyytää. Lomakkeille on valmiiksi kirjattu, mihin lain tai asetuksen kohtaan pyyntö tietojen saamisesta perustuu. Lomakkeella voidaan kysyä myös mm. mihin tarkoitukseen tietoja halutaan käyttää ja miten huolehditaan siitä, että tiedot eivät joudu sivullisten käsiin. Näihin kohtiin pitää myös vastata.
Tietojen tarkistaminen on pääsääntöisesti maksutonta kerran vuodessa. Toistuvista pyynnöistä tai esimerkiksi useista kopioista voidaan periä kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.

EU:n tietosuoja-asetus, Artikla 15: Rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä maksun. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.
   

Oikeus tiedonsaantiin (julkisuuslaki, tietosuoja-asetus)

Julkisuuslaki 12 §: Jokaisella on oikeus saada tieto hänestä itsestään viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista.
EU:n tietosuoja-asetus, artikla 15: Henkilöllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.

 
Tyrnävän kunta toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella. Mikäli kunta ei toimita tietoja, annetaan asiasta kirjallinen todistus. Samassa yhteydessä kerromme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Tiedonsaantipyynnön voi esittää  oheisella lomakkeella, henkilökohtaisesti, sähköisesti allekirjoitetulla asiakirjalla tai vapaamuotoisesti laaditulla kirjallisella pyynnöllä.
Yksinkertaisinta ja selkeintä on käyttää valmista lomaketta. Vapaamuotoisessa pyynnössä tulee ilmetä: henkilön tiedot, jonka tietoja pyydetään (henkilötunnus, nimi, osoite, puh.), mitä tietoja pyydetään, miltä ajalta, mihin pyydettyjä tietoja käytetään, mihin pyydetyt tiedot toimitetaan, miten pyydettyjen tietojen suojaus on järjestetty. Lisäksi tulee saada varmistus pyytäjän henkilöllisyydestä.
Kirjalliset pyynnöt osoitetaan: Tyrnävän terveyskeskus, Kirkkotie 9, 91800 TYRNÄVÄ

Oikeus tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetus)

Artikla 16: Henkilöllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan.

 
Ellei oikaisupyyntöä hyväksytä, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samoin tiedotamme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Rekisteritietojen oikaisupyynnön voi esittää mm. oheisella lomakkeella, henkilökohtaisesti, sähköisesti allekirjoitetulla asiakirjalla tai vapaamuotoisesti laaditulla kirjallisella pyynnöllä.
Oikaisupyynnöistä tulee käydä selville; henkilön tiedot, jonka tietoja halutaan korjata (henkilötunnus, nimi, osoite, puh.) ja tarkka kuvaus siitä mitä tietoja halutaan korjattavan ja miten niitä halutaan korjattavan.
Kirjalliset pyynnöt osoitetaan: Tyrnävän terveyskeskus, Johtava lääkäri, Kirkkotie 9, 91800 TYRNÄVÄ

Asianosaisen tiedonsaantioikeus (julkisuuslaki)

Julkisuuslaki 11 §: Hakijalla, valittajalla tai muulla jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.

Asianosainen on henkilö, jonka etua, oikeutta tai velvollisuutta koskeva asia on vireillä hallintoviranomaisessa tai tuomioistuimessa. Asianosaisen asemassa on myös henkilö, jota koskeva oikeus- tai hallintoasia ei vielä ole vireillä, mutta joka tarvitsee tietoja arvioidakseen perusteita saattaa tällainen asia vireille. Esimerkiksi testamentin pätevyyden arviointi tai hoitovirheen epäily voivat olla tällaisia tilanteita.

Asianosaisen tiedonsaantipyynnön voi esittää kirjallisesti, henkilökohtaisesti, sähköisesti allekirjoitetulla asiakirjalla tai vapaamuotoisesti laaditulla kirjallisella pyynnöllä. Pyynnöistä tulee käydä selville; henkilön tiedot, jonka tietoja pyydetään (henkilötunnus, nimi, osoite, puh.), tietojen pyytäjän tiedot (henkilötunnus, nimi, osoite, puh.), tietojen pyytäjän suhde henkilöön jonka tietoja pyydetään, tietojen pyytäjän asianosaisuusasema, mitä tietoja pyydetään, miltä ajalta, mihin pyydettyjä tietoja käytetään, mihin pyydetyt tiedot toimitetaan, miten pyydettyjen tietojen suojaus on järjestetty. Lisäksi tulee saada varmistus pyytäjän henkilöllisyydestä.

Kirjalliset pyynnöt osoitetaan: Tyrnävän terveyskeskus, Johtava lääkäri, Kirkkotie 9, 91800 TYRNÄVÄ

Oikeus tulla unohdetuksi (tietosuoja-asetus)

Artikla 17: Henkilöllä on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua kunnan rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi). Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole niissä tapauksissa, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai kunnalle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.
Unohdetuksi tulemisen oikeutta ei voida soveltaa potilastietojen osalta.
Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietosuoja-asetus)

Artikla 18: Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.  

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (tietosuoja-asetus)

Artikla 20: Oikeus ei koske sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta Tyrnävän kunnan henkilörekistereihin liittyen.

Vastustamisoikeus (tietosuoja-asetus)

Artikla 21: Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloinkin, kun käsittely koskee yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai kunnalle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa. 

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle

Artikla 77: Henkilöllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi henkilöllä on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Kuka käyttää tai on käyttänyt tietojani?

Henkilöllä on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä (lokitiedot). Lokitiedoista voidaan selvittää, kuka tietoja on käyttänyt tai kenelle niitä on luovutettu ja mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste. Tiedot tulee saada kahden kuukauden kuluessa.

Henkilöllä ei ole oikeutta saada lokitietoja, jos lokitietojen luovuttajan tiedossa on, että lokitietojen antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa pyytäjän terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille.  Myöskään kahta vuotta vanhempia lokitietoja ei ole oikeutta saada, jollei siihen ole erityistä syytä.

Henkilö ei saa käyttää tai luovuttaa saamiaan lokitietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin omien henkilötietojensa käsittelyyn liittyvien oikeuksiensa selvittämiseen.

Tiedonsaantipyynnön voi esittää mm. oheisella lomakkeella, henkilökohtaisesti, sähköisesti allekirjoitetulla asiakirjalla tai vapaamuotoisesti laaditulla kirjallisella pyynnöllä. Pyynnöistä tulee käydä selville; henkilön tiedot, jonka tietoja pyydetään (henkilötunnus, nimi, osoite), miltä ajalta tiedot halutaan ja mitä tarkoitusta varten kerätyistä tiedoista on kysymys. Mikäli pyydetään yli kahden vuoden ajalta, pitää ilmoittaa erityinen syy, pyynnön perustelut ja mahdolliset väärinkäyttöepäilyt sekä miten haluaa tiedot toimitettavan.

Kirjalliset pyynnöt osoitetaan: Tyrnävän terveyskeskus, Tietosuojavastaava, Kirkkotie 9, 91800 TYRNÄVÄ

Rekisteritietojen tarkastusoikeus (henkilötietolaki)

Henkilötietolain 26 §: "jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja".

Henkilötietolaki 28 §   Tarkastusoikeuden toteuttaminen: Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot 26 §:ssä tarkoitetulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä varattava rekisteröidylle tilaisuus tutustua 26 §:ssä tarkoitettuihin tietoihin tai annettava tiedot pyydettäessä kirjallisesti.

Henkilötietolain mukainen tarkastusoikeus on henkilökohtainen eikä sitä voi toteuttaa toimeksiannolla, kuten valtakirjalla, sen sijaan laillisella edustajalla on rajoitetusti tarkastusoikeus.
Rekisteritietojen tarkastuspyynnön voi esittää mm. oheisella lomakkeella, henkilökohtaisesti, sähköisesti allekirjoitetulla asiakirjalla tai vapaamuotoisesti laaditulla kirjallisella pyynnöllä. Tarkastuspyynnöistä tulee käydä selville; henkilön tiedot, jonka tietoja pyydetään (henkilötunnus, nimi, osoite, puh.), mitä asiakasrekisteriä tietopyyntö koskee, miltä ajalta tiedot halutaan tarkistaa, mitä tietoja halutaan tarkastaa ja miten haluaa tiedot toimitettavan.
Kirjalliset pyynnöt osoitetaan: Tyrnävän terveyskeskus, Kirkkotie 9, 91800 TYRNÄVÄ

Rekisteritietojen korjaaminen (henkilötietolaki)

Henkilötietolain 29 § ” Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.”

 Rekisteritietojen korjauspyynnön voi esittää mm. oheisella lomakkeella, henkilökohtaisesti, sähköisesti allekirjoitetulla asiakirjalla tai vapaamuotoisesti laaditulla kirjallisella pyynnöllä. Korjauspyynnöistä tulee käydä selville; henkilön tiedot, jonka tietoja halutaan korjata (henkilötunnus, nimi, osoite, puh.) ja mitä asiakasrekisteriä tietopyyntö koskee, kuvaus siitä mitä tietoja halutaan korjattavan ja miten niitä halutaan korjattavan.
Kirjalliset pyynnöt osoitetaan: Tyrnävän terveyskeskus, Johtava lääkäri, Kirkkotie 9, 91800 TYRNÄVÄ